تصمیم گیری بین انجام کارهای ضروری و فوری با استفاده از ماتریس آیزنهاور

شما هم به این بلا دچار شدید که هرچقدر تو زندگی‌تون برنامه ریزی می‌کنید، می‌دویید و تلاش می‌کنید بازم در جایگاهی که باید باشید قرار ندارید؟ این چرخه هر روز و هر ماه و هر سال داره تکرار میشه؟ احتمالا شما مفهوم ضروری و فوری رو توی برنامه ریزی‌هاتون درست رعایت نمی‌کنید.

آینزهاور، رئیس جمهور سابق آمریکا، روشی برای تصمیم گیری داشت که به ماتریس آیزنهاور معروفه. تسک‌ها تو این ماتریس بر اساس طول ضروری و عرض فوری قرار می‌گیرند و اینطوری به راحتی متوجه میشیم چه کاری رو باید همین الان انجام بدیم، چه کاری رو بعدا، چه کاری رو بدیم یکی دیگه برامون انجام بده و چه کاری رو اصلا نباید -فعلا- انجام بدیم.

فرق بین ضروری و فوری

فوری کارهایی هستند که باید سریع‌تر برای انجام‌شون وارد عمل بشید. این تسک‌ها رو نباید به فردا موکول کرد.

ضروری تسک‌هایی هستند که مرتبط با اهداف بلند مدت و یا ارزش‌های درونی شماست. گاهی کارهای ضروری هم می‌تونند همزمان فوری باشند اما معمولا اینطور نیست.

 نکته خیلی مهم اینه که به دلایل بسیار، ما قادر به تشخیص و تفکیک کارهای ضروری از فوری نیستیم. و سریعا کارهایی رو انجام میدیم که به نظر مهم میاد؛ در صورتی که در عمل کارهای ضروری باید با استراتژی جلو بره و زمان بیشتری میبره. فراموش نکنیم که رُم یک روزه ساخته نشد.

ماتریس آیزنهاور

با کمک این ماتریس می‌تونیم بفهمیم که چه کاری ضروری هست و چه کاری ضروری نیست، و چه کاری فوری هست و چه کاری فوری نیست. این ماتریس به چهار جعبه تقسیم شده: ۱) ضروری و فوری، ۲) ضروری اما نه فوری، ۳) فوری اما نه ضروری و ۴) نه ضروری و نه فوری:

ماتریس آیزنهاور فارسی

در پایین به صورت مختصر شرح میدم که وقت‌مون رو باید روی کدوم یکی از جعبه‌ها صرف کنیم تا زندگی بهتری داشته باشیم و به اهداف‌مون برسیم.

ربع اول: وظایف ضروری و فوری

ربع اول، کارهایی هستند که هم ضروری و هم فوری اند. این‌ها کارهایی هستند که باید سریعا انجام بشن؛ چیزهایی که برای رسیدن به اهداف بلند مدت و یا زنده موندن ما لازم اند.

کارهایی که در ربع اول قرار می‌گیرن معمولا شامل بحران‌ها، مشکلات و یا ددلاین‌ها هستند.

نمونه‌هایی از مهم و فوری:

  • بعضی از ایمیل‌ها (مثل پیشنهاد شغلی، ایمیلی که شامل یک فرصت ایجاد کسب و کار جدید است که نیاز به اقدام فوری داره و…)
  • آخرین مهلت ارسال پایان نامه
  • آخرین مهلت پرداخت مالیات
  • خویشاوندی تو اتاق عمل (خدای نکرده!)
  • حمله قلبی بهتون دست میده
  • تماسی درباره رفتار بچه‌تون تو مدرسه
  • و…

با کمی برنامه ریزی و ساماندهی میشه کارهای ربع اول رو کارآمدتر انجام داد که از انتقال‌شون به این ربعِ ماتریس جلوگیری بشه. مثلا به جای اینکه نوشتن پایان نامه رو بذاریم دقیقه ۹۰، و تبدیلش کنیم به یه کار فوری و ضروری، میشه با برنامه ریزی، اون رو خرد کرد و کم کم انجامش داد. یا به جای اینکه منتظر بشیم موتور ماشین از کار بیوفته، هر چند ماه یک بار اون رو برای چکاپ و سرویس پیش تعمیرکار ببریم.

در حالی که این امکان وجود نداره از ربع اولی شدن کارها جلو گیری کنیم، می‌تونیم به طور قابل توجهی اونا رو با پیشگیری و یا صرف زمان بیشتر روی کارهای ربع دوم، کم کنیم.

ربع دوم: ضروری اما غیر فوری

ربع دوم شامل کارهایی میشه که برای انجام دادن اون‌ها روی شما فشاری نیست، اما برای رسیدن به اهداف مهم شخصی، تحصیلی و یا شغلی کمک بسیاری می‌کنه.

کارهایی که در ربع دوم قرار می‌گیرند معمولا حول محور تقویت روابط، برنامه ریزی برای آینده و بهبود شخصی می‌چرخه.

بعضی از وظایفی که در ربع دوم بسر می‌برن:

  • برنامه ریزی هفتگی
  • برنامه ریزی بلند مدت
  • ورزش
  • وقت گذروندن با خانواده
  • مطالعه
  • یاداشت‌های روزانه
  • گذروندن یک کلاس برای یادگیری یه مهارت
  • تعمیر خونه و ماشین
  • و …

ما باید سعی کنیم بیشتر وقت‌مون رو در ربع دوم صرف کنیم، چون این‌ها کارهایی هستند که باعث ایجاد خوشبختی پایدار، رضایت از زندگی و موفقیت میشن. اما متاسفانه دو عامل هستند که نمی‌گذارن ما وقت و انرژی‌مون رو در ربع دوم صرف کنیم:

نمی‌دونیم واقعا چی برامون مهمه. اگر ما ندونیم که واقعا چه ارزش‌ها و اهدافی بیشتر از همه برامون اهمیت داره، تابلوئه که نتونیم برای رسیدن بهشون برنامه ریزی کنیم. در عوض به کارهایی که فوری هستند چنگ میزنیم.

زندگی در زمان حال. واقعا این شعار «در لحظه زندگی کن» فقط به درد روی قوطی نوشابه می‌خوره! ما همه تمایل داریم که روی اون چیزی تمرکز کنیم که در حال حاضر داره روی ما فشار میاره. واقعا خیلی سخته وقتی هیچ ددلاینی ما رو مجبور به حرکت نمی‌کنه، انگیزه اینو داشته باشیم که کاری رو به اتمام برسونیم. برای خروج از این وضعیت به اراده قوی و خویشتنداری نیاز هست و نمیشه یک شبه این عادت رو در خودمون نهادیه کنیم.

از اونجایی که فعالیت‌های ربع دوم هیچ فشاری برای به انجام رسوندن‌شون روی ما قرار نمیدن، معمولا اونا رو میزاریم تو طاقچهٔ زندگی‌مون و به خودمون میگیم که «حالا اینا اینجا باشه، تا این کارهای فوری رو انجام بدم، بعدا ‘سر فرصت’ به خدمت‌شون میرسم». ما حتی برای انجام کارهای فوری، بی‌خیال این می‌شیم که ببینیم -بغیر از انجام چرخه نامتناهی کارهای فوری- چی تو زندگی برامون مهمه و اصلا هدف از زنده بودن ما چیه!؟

اما هیچ وقت ‘سر فرصت’ نمیشه؛ اگر منتظرید که کارهای مهم رو انجام بدید تا کمی از بار کارهاتون کم بشه، بهم اعتماد کنید، این اتفاق هرگز نمی‌افته. مشغله شما همیشه همینطوری باقی می‌مونه و روز به روز هرچی سن‌تون بالاتر میره، مشغله‌هاتون هم بیشتر میشه. (حداقل تا زمانی که بازنشسته بشید)

برای غلبه بر عادت ذاتی زندگی در زمان حال، که نمیذاره وقت‌مون رو در ربع دوم سپری کنیم، باید فعال و با تعهد به زندگی ادامه بدیم. نباید زندگی‌مون در حالت اتوپایلوت بگذره؛ باید دائما قاطعانه تصمیم بگیریم که «آسمون به زمین بیاد، زمین به آسمون بره، من باید برای این کارها وقت باز کنم»

ربع سوم: فوری اما غیر ضروری

در ربع سوم کارهایی وجود داره که سریعا به توجه ما نیاز دارند (فوری)، اما هیچ کمکی به رسیدن به اهداف‌مون نمی‌کنند (غیر ضروری). اکثر ربع سومی‌ها کارهایی هستند که دیگران، پا برهنه وسط فعالیت‌های ما بهمون می‌سپارن و معمولا در نهایت باعث میشه که اون‌ها به اهداف و انجام الویت‌هاشون برسن.

برخی از نمونه‌های ربع سومی‌ها:

  • تماس‌های تلفنی
  • پیام‌های متنی (پیامک، چت و…)
  • اکثر ایمیل‌ها
  • همکاری که در موقعی که در حال انجام کار مهمی هستیم میان و سوال می‌پرسن
  • درخواست انجام دادن کاری برای یکی از آشناها، مثلا اظهارنامه مالیاتی ما رو بفرست برامون (احتمالا واسه اون شخص این کار مهمیه، ولی خداوکیلی برای ما اصلا مهم نیست!)
  • کارهایی که وقت و بی‌وقت توسط پدر و مادرها به ما سپرده میشه
  • و …

خیلی از مردم تمام وقت‌شون رو در ربع سوم صرف می‌کنن در حالی که فکر می‌کنند در ربع اول هستند و دارند کارهای مهم و فوری رو انجام میدن، چون کارهای ربع سوم به دیگران کمک می‌کنه و قطعا به نظر مهم میان. به علاوه، معمولا کارهای ربع سوم ملموس‌تر اند و با انجام دادن‌شون حس شیرین خط زدن یه فعالیت از لیست کارهامون رو بهمون القا می‌کنند. تا به حال شده به خاطر پرداخت شهریه دانشگاه خواهرتون در آخرین مهلت، چند ساعت تو صف بانک وایساده باشید، چون خواهر گرامی در اون لحظه کلاس ورزش داشته؟

ممکنه کارهایی که تو ربع سوم هستند برای دیگران مهم باشند، اما برای شما مهم نیستند. لزوما هم کارهای ناپسندی نیستند که بخوایم از انجام‌شون سر باز بزنیم، اما باید توازن‌شون با فعالیت‌های ربع دوم حفظ بشه. در غیر این صورت، به خودتون میاید می‌بینید در طول روز کلی کار انجام میدید اما در آخر هیچ پیشرفتی در راه رسیدن به اهداف‌تون حاصل نشده. اگر می‌خواید سرخورده و از آدم‌های اطراف‌تون متنفر نشید، انجام این کار رو جدا کنار بگذارید.

راه حل اینه که یاد بگیریم قاطعانه اما موادبانه «نه» بگیم.

ربع چهارم: نه ضروری و نه فوری

ربع چهار، نه ضروریه و نه فوری. همون اصطلاح رایج چال کردن خودمون. فعالیت‌هایی که در ربع چهارم صورت می‌گیره در رسیدن به اهداف‌مون هیچ کمکی نمی‌کنند و اصولا باعث میشن تمرکزمون رو از دست بدیم.

بعضی از فعالیت‌های ربع چهارم:

  • وبگردی
  • انواع بازی‌های ویدیویی
  • وقت گذرانی در فیسبوک، تویتر، ایسنتاگرام، و هر شبکه اجتماعی کوف و زهرمار دیگه‌ای
  • خرید درمانی
  • مهمونی یا بیرون رفتن با دوستان
  • و …

فکر می‌کنم خیلی از ما اگر یکم به هفته‌های گذشته فکر کنیم می‌بینیم که مقدار زمان زیادی رو صرف فعالیت‌های ربع چهارم کردیم، و مطمئنم اون حس لعنتی «واقعا دارم با زندگیم چی کار می‌کنم؟» بعد از ساعت‌ها وبگردی یا وقت گذروندن تو شبکه‌های اجتماعی بهمون دست داده و تازه بعدش یاد کلی کار مفید می‌افتیم که می‌تونستیم به جاش انجام بدیم.

در اصل شاید درست نباشه کلیه فعالیت‌های ربع چهارم رو از زندگی‌مون حذف کنیم، بعد از یه روز پرمشغله و پراسترس، دیدن یه قسمت از سریال مورد علاقه یا یه دست بازی کردن می‌تونه خستگی ذهن رو در کنه.

به جای اینکه کلا از شر فعالیت‌های نه ضروری و نه فوری خلاص بشیم، بهتره فقط بهش مقدار کمی زمان اختصاص بدیم. مثلا فقط ۵ درصد از اون زمانی که بعد از بیدار شدن و سر کار رفتن براتون باقی می‌مونه. و یا اینکه این فعالیت‌ها رو به عنوان جایزهٔ کارهای مفیدی که در طول روز انجام میدیم در نظر بگیریم، مثلا اگر ۵ صفحه پایان نامه‌ام رو بنویسم می‌تونم یه قسمت سریال ببینم.

good-time-managment

بیشتر وقت‌تون رو صرف کارهای ضروری کنید

در دنیایی پر هیاهوی ما، جدا کردن سیگنال از نویز یا به عبارت واضح‌تر؛ تشخیص کارهای فوری و کارهایی که واقعا مهم هستند مهارتی حیاتی هست.

کافیه فقط سعی کنید از امروز به مدت یک هفته ماتریس تصمیم‌گیری آیزنهاور رو روی تمام جنبه‌های زندگی‌تون اعمال کنید. وقتی که با یک تصمیم‌گیری یا کاری برای انجام دادن مواجه میشید از خودتون بپرسید «من دارم این کارو به این خاطر انجام میدم که برای من و رسیدن به اهدافم ضروریه یا اینکه صرفا فقط ضروریه؟»

اگر بیشتر وقت خودتون رو روی کارهای ضروری اما نه فوری صرف کنید، بهتون قول میدم خیلی سریع دوباره احساس تازگی، آرامش، کنترل و خونسردی به زندگی‌تون برمی‌گرده. وقتی بیشتر تمرکز خودتون رو روی ربع دوم بگذارید، از خیلی از بحران‌ها و مشکلاتِ ربع اول جلوگیری میشه، تو درخواست‌های ربع سوم، متناسب با اهداف و نیازهای شما تعادل ایجاد میشه، و عمیقا از کارهایی که تو ربع چهارم انجام می‌دید لذت می‌برید. با الویت قرار دادن کارهای ربع دوم، به هر مورد اضطرارى، دلخوری، یا ددلاینی که بربخورید؛ آمادگی روانی، احساسی، و فیزیکی اش رو دارید که عکس العمل مثبت از خودتون نشون بدید، به جای اینکه حالت تدافعی به خودتون بگیرید.

ابزارهایی که می‌تونه بهتون تو این راه کمک کنه

فایل پی‌دی‌اف یا گوگل داکز: هلهلکی یه فایلی آماده کردم که می‌تونید PDF اون رو از اینجا دانلود کنید و یا فایل اصلیش رو توی گوگل داکز از اینجا باز کنید. برگه رو پرینت کنید، لیستی از کارهایی که اکثر وقت‌ها در حال انجام اون‌ها هستید دربیارید؛ و هر کدوم از کارهای داخل لیست رو درون یکی از ماتریس مناسب خودش بنویسید. این کار باعث ایجاد نگاه کلی به کارهایی که در واقع مهم هستند میشه.

یا اینکه می‌تونید هر شب، قبل از خواب کارهایی که فردا باید انجام بدید رو روی این ماتریس بنویسید.

بعد از این، سعی کنید دنبال راهکاری بگردید که منجر به صرف زمان کمتر روی ربع اول، سوم و چهارم بشه و بیشترین زمان را برای فعالیت‌های ربع دوم صرف کنید.

اپلیکیشن آیفون: اپلیکیشن Eisenhower با قیمت ۳ دلار، از نظر پیاده سازی و گرافیک بهترین گزینه است، اما اگر تمایل ندارید پولی بپردازید، می‌تونید از Priority Matrix استفاده کنید که رایگانه ولی امکانات حرفه‌ایش رو باید جداگانه با پرداخت ۱ دلار خریداری کنید.

اپلیکیشن اندروید: اپ MyEffectiveness گزینه خیلی خوبیه. علاوه بر امکان تعریف تسک‌ها در قالب ماتریس آیزنهاور، امکانات اضافه خیلی عالی‌ایی رو بهتون میده. همچنین اپ ایرانی مدیریت زمان آیزنهاور در کافه بازار امکانات معقولی رو بهتون ارائه میده.

قالب اکسل: یه سایتی اومده قالبی برای ایجاد کارها به شکل ماتریس آیزنهاور ساخته. با استفاده از این قالب می‌تونید از طریق دیالوگ باکس تسک تعریف کنید و تسک‌های انجام شده رو تیک بزنید. می‌تونید این قالب رو از اینجا دانلود کنید.

در نوشته بالا، از منابع بیزینس‌ترند، ویکی‌پدیای انگلیسی، ArtOfManliness، سایت ماتریس آیزنهاور و یه مقاله فارسی PDF که خیلی وقت پیش مطالعه کرده بودم؛ استفاده کردم. اگر سوال یا پیشنهادی درباره مطلب بالا دارید، حتما در بخش نظرات بیان کنید.

مطلب /

۳ دیدگاه

  1. مصطفی گفت:

    مطلبتون عالی بود
    واقعا تشکر

  2. حسام گفت:

    عالی بود ممنون بابت وقتی که صرف مقاله کردی

    1. admin گفت:

      ممنون حسام عزیز. خواهش میکنم، امیدوارم مفید واقع باشه.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *